Datenschutzerklärung

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

 

1.1. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Leistungsvereinbarung, z.B. Einzelvereinbarung, Rahmenvertrag, Leistungsvereinbarung) bezüglich folgender beauftragter Leistung: Promotion-Aktivitäten, auf die/den hier verwiesen wird (im Folgenden Leistungsvereinbarung).

 

1.2. Dauer des Auftrags

Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung / Der Auftrag wird zur einmaligen Ausführung erteilt.

Eine vorzeitige Beendigung der Laufzeit durch fristlose Kündigung ist im Falle einer Verletzung von gesetzlichen oder vertraglichen Datenschutzbestimmungen zulässig. Gleiches gilt, wenn der Auftragnehmer eine berechtigte Weisung des Auftraggebers nicht ausführen will oder kann.

 

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

2.1. Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind in der Leistungsvereinbarung vom Aktionsvertrag auf Seite 1 konkret beschrieben. Es handelt sich um Promotionsaktivitäten.

 

2.2. Ort der Leistungserbringung

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

 

2.3. Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:

  • Name, Titel, akademischer Grad
  • Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung
  • Anschrift
  • Geburtsdatum/-jahr/-tag
  • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
  • Telemediendaten (Nutzungs- und Bestandsdaten) oder elektronische Kommunikationsdaten (elektronische Kommunikationsinhalte und elektronische Kommunikationsmetadaten
  • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
  • Daten zu Bank- und Kreditkartenkonten

 

2.4. Kategorien betroffener Personen

 Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

  • Kunden
  • Mitarbeiter von Fremdfirmen
  • Interessenten
  • Lieferanten
  • Ansprechpartner

 

3. Technische-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie, wenn zutreffend, der Betriebssicherheit gemäß Artikel 4 RiLi 2002/58/EG i.V.m. RiLi 2009/136/EG vor der Auftragserteilung und vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung, zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Einzelheiten in Anlage 1).

Er verpflichtet sich zur Einhaltung nachfolgender technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie, wenn zutreffend, der Betriebssicherheit gemäß Artikel 4 RiLi 2002/58/EG i.V.m. RiLi 2009/136/EG:

Die als Anlage beigefügten Zusatzbedingungen Datenschutz - technische und organisatorische Maßnahmen (ZB/MD) werden für den Auftragnehmer als verbindlich festgelegt.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind schriftlich zu vereinbaren.

 

4. Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken, mit Ausnahme der Regelungen unter Punkt 11 dieser Zusatzbedingungen. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

 

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

 

5.1. Wahrung der Vertraulichkeit gem. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO und/oder des etwaig gesetzlich bestehenden Fernmeldegeheimnisses sowie Wahrung der Vertraulichkeit elektronischer Kommunikationsdaten. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind. Die sich daraus ergebende Geheimhaltungspflicht gilt über das Vertragsende auf unbefristete Zeit hinaus, unabhängig von der Regelung über sonstige Geheimhaltungspflichten. Gleiches gilt für Daten, die dem Fernmeldegeheimnis unterliegen.

 

5.2. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO sowie, wenn zutreffend, der Betriebssicherheit gemäß Artikel 4 RiLi 2002/58/EG i.V.m. RiLi 2009/136/EG.

 

5.3. Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde arbeiten der Auftraggeber und der Auftragnehmer bei der Erfüllung von deren Aufgaben zusammen.

 

5.4. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

 

5.5. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

 

5.6. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

 

5.7. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 8 dieses Auftragsverarbeitungs-Vertrages.

 

5.8. Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber über das Vorhandensein von Regelungen für die Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers zum mobilen Arbeiten, d.h. zum Arbeiten außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder weiteren Auftragnehmers (Unterauftragsverhältnis gem. Ziffer 6).Einholung der Zustimmung des Auftraggebers für die Verarbeitung von Daten des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder weiteren Auftragnehmers.Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber außerhalb der Betriebsstätten des Auftragnehmers oder weiteren Auftragnehmers ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers/weiteren Auftragnehmers im Einzelfall zulässig.

 

6. Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

  • Eine Unterbeauftragung ist unzulässig.

 

7. Weisungsberechtigte Person auf Seiten des Auftraggebers

Der Auftraggeber benennt dem Auftragnehmer folgende weisungsberechtigte Person(en), die auch als Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrags anfallende Datenschutzfragen fungieren und bei Bedarf einen Kontakt zum Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers herstellen:

Pamela Thierbächer, info@pz-präsenz.de

Vor- und Nachnahme, Tel., E-Mail-Adresse

Einen Wechsel einer/der weisungsberechtigten Person(en) wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer unverzüglich schriftlich mitteilen.

 

8. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

  • die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO

 

9. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

9.1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.

9.2. die Verpflichtung, Verletzungen (einschließlich Fälle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung) personenbezogener Daten des Auftraggebers ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich an den Auftraggeber zu melden.

9.3. die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person zu unterstützen und ihr in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

9.4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung.

9.5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

 

10. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Der Auftraggeber erteilt Weisungen grundsätzlich schriftlich, mindestens in Textform. Sofern eine Weisung des Auftraggebers nur mündlich erteilt wird, wird der Auftragnehmer die Bestätigung mindestens in Textform beim Auftraggeber anfordern.

Ziffer 5.1 Satz 3 dieser Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung bleibt unberührt.

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

 

11. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern

Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens jedoch mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung/Vernichtung ist dem Auftraggeber auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.